Электронные медкнижки: обратный отсчет до 1 сентября 2026. Как не получить штраф на 130 000 рублей?

Для всех, кто работает в сфере общепита, образования, торговли и бытового обслуживания, наступает новая эра. Эпоха бумажных медицинских книжек, которые можно было потерять, испортить или подделать, подходит к концу. С 1 сентября 2026 года завершается переходный период, и оформление новых ЛМК будет возможно только в электронном виде.

Но это не все. В Госдуме уже лежит законопроект, который может запустить «обратный отсчет» еще раньше: есть вероятность, что уже с 1 апреля 2026 года единственным легитимным подтверждением медосмотра станет запись в электронной системе.

Это не просто очередное «бумажное» изменение. Это фундаментальный сдвиг в системе контроля, который дает государству абсолютную прозрачность, а на работодателей налагает новую ответственность. Игнорировать это — значит заложить под свой бизнес бомбу замедленного действия со штрафным «таймером» до 130 000 рублей за каждого сотрудника.

Давайте как эксперты разберем, что ждет бизнес, как подготовиться к переходу и какие фатальные ошибки нельзя допускать.

Прощай, бумага: почему революция была неизбежна

Годами система бумажных ЛМК была головной болью для всех:

• Для работодателей: сложность проверки подлинности, риск принять на работу сотрудника с фальшивой книжкой, необходимость вручную отслеживать сроки медосмотров.

• Для работников: риск потери или порчи документа.

• Для государства: огромный «серый» рынок поддельных медкнижек и невозможность оперативного контроля.

Электронная личная медицинская книжка (ЭЛМК) решает все эти проблемы. Она представляет собой не файл, а защищенную запись в федеральной государственной системе (ФГИС СЭС), связанную с порталом «Госуслуги».

Новая реальность: Как изменится работа кадровика и руководителя

Ваш план действий: пошаговый алгоритм перехода на ЭЛМК

Просто ждать 1 сентября 2026 года — проигрышная стратегия. Готовиться нужно уже сейчас.

Шаг 1: Полная инвентаризация бумажных ЛМК (Срок: немедленно).
Проведите тотальную ревизию всех имеющихся у вас на руках или у сотрудников бумажных книжек.

• Проверьте подлинность: каждую книжку «пробейте» через Единый реестр ЛМК Роспотребнадзора. Это ваш главный инструмент для выявления подделок.

• Составьте реестр сроков: создайте таблицу, где по каждому сотруднику будет указана дата следующего периодического медосмотра и гигиенической аттестации. Это ваш «календарь перехода».

Шаг 2: Выработка нового алгоритма для новичков (Срок: уже сейчас).
Всех новых сотрудников, которым требуется ЛМК, уже сейчас ориентируйте на получение электронного формата. Алгоритм выглядит так:

1. Направление на медосмотр. Выдаете направление только в ту клинику, которая подключена к ЕГИСЗ и умеет передавать данные в электронном виде. Это критически важно!

2. Заявление на «Госуслугах». Работник самостоятельно (или с вашей помощью) подает заявление на оформление ЭЛМК через свой личный кабинет на «Госуслугах».

3. Прохождение медосмотра и аттестации. После осмотра данные автоматически подгружаются в систему. Затем работник проходит гигиеническую аттестацию (санминимум), часто в дистанционном формате.

4. Проверка готовности. Вы, как работодатель, проверяете появление данных о работнике в реестре. Только после этого его можно допускать к работе.

Шаг 3: План перехода для «старичков» (Срок: в течение 2025-2026 гг.).
Используйте ваш «календарь перехода» из Шага 1. Как только у действующего сотрудника с бумажной ЛМК подходит срок очередного медосмотра, вы запускаете для него тот же алгоритм, что и для новичка. Его старая бумажная книжка становится историей, а вся информация переезжает в «цифру».

Три фатальные ошибки, которые приведут к штрафу

1. «Доверие на слово». Принять на работу сотрудника, который показывает QR-код на телефоне, не проверив его по официальному реестру.

2. Работа с «аналоговой» клиникой. Направить сотрудника на медосмотр в клинику, которая не передает данные в ЕГИСЗ. Результаты такого медосмотра не попадут в ЭЛМК, и он будет считаться не пройденным.

3. «Забыть» про бумажные книжки. Продолжать принимать бумажные ЛМК от новых сотрудников после 1 сентября 2026 года или не переводить старых сотрудников на ЭЛМК после истечения их сроков.

Как АНО ИПТСУ поможет автоматизировать и обезопасить переход?

Переход на ЭЛМК — это не просто замена бумажки на файл. Это перестройка целого бизнес-процесса, требующая актуализации внутренних документов и выработки четких алгоритмов.

• Разработка Положения о медицинских осмотрах. Мы поможем вам создать или актуализировать главный внутренний документ, который регламентирует всю процедуру: от выбора клиники до порядка проверки ЭЛМК и отстранения сотрудников. Это ваше главное доказательство правоты при любой проверке.

• Интеграция в СУОТ. Процедура работы с ЛМК — неотъемлемая часть Системы управления охраной труда. Мы поможем вам грамотно встроить новый алгоритм в вашу общую СУОТ, чтобы он не был «чужеродным элементом», а работал в связке с другими процессами.

• Консультационная поддержка. Мы предоставим исчерпывающие консультации по всем нюансам перехода, поможем выбрать надежных медицинских партнеров и обучим ваших кадровых специалистов новым правилам игры.

Цифровая трансформация в сфере медосмотров неизбежна. Те, кто подготовится к ней заранее, получат прозрачную и управляемую систему. Те, кто будет тянуть до последнего, — столкнутся со штрафами и хаосом.

Свяжитесь с нашими экспертами, чтобы разработать индивидуальный план безболезненного перехода на электронные медицинские книжки для вашей компании.

Читайте наши свежие публикации