Нормативные требования к сроку хранения документов по оценке профрисков

Согласно действующему законодательству Российской Федерации, работодатели должны строго соблюдать правила хранения документов по охране труда, что регламентируется Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Этот приказ вступил в силу 18 февраля 2020 года и предусматривает детальный список документов с указанием их сроков хранения. После окончания этих сроков, организация обязана архивировать документы согласно утверждённым руководителем порядкам и новым правилам, определенным в приказе Росархива от 31 июля 2023 года № 77.

Также важно отметить, что сроки хранения могут варьироваться в зависимости от типа документа и его значимости. Например, документы, касающиеся основной деятельности организации, могут храниться постоянно, тогда как документы по административно-хозяйственным вопросам — обычно в течение 5 лет. Это указывает на необходимость учитывать как общие, так и специфические требования к каждому типу документа при определении сроков их хранения.

Примеры из практики показывают, что несоблюдение этих сроков может привести к серьезным последствиям, таким как признание мероприятий по охране труда несостоявшимися в случае отсутствия соответствующих документов. Это подчеркивает важность точного следования инструкциям и регламентам, установленным как в Приказе Росархива, так и в дополнительных методических рекомендациях и письмах, например, от Минтруда России.

Хранение материалов, связанных с оценкой профессиональных рисков

В соответствии с Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 устанавливаются общие сроки хранения документов, включая те, которые касаются охраны труда. Однако в данном документе нет прямого указания на хранение материалов, связанных с оценкой профессиональных рисков.

Вопрос хранения таких документов остается открытым. Некоторые эксперты предлагают хранить их в течение 45 лет, аналогично документации по специальной оценке условий труда (СОУТ). Однако это может привести к накоплению значительного объема документов, учитывая, что оценка рисков должна проводиться регулярно.

Другой подход предполагает классификацию таких документов как «документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда», срок хранения которых составляет 5 лет. Однако это также не вполне соответствует характеру документов по оценке рисков.

В итоге решение о сроке хранения документов по оценке профессиональных рисков часто остается на усмотрение работодателя. В системе управления охраной труда (СУОТ) можно установить срок хранения этих документов как «постоянно, до замены новыми». Это позволит обеспечить сохранность важной информации до актуализации данных.

В целом, подход к хранению документов должен быть систематизирован и четко регламентирован внутренними документами каждой организации, такими как номенклатура дел или положение о системе управления охраной труда, для обеспечения их доступности, сохранности и актуальности в течение всего установленного срока.

Мнение эксперта ИПТ

1. На данный момент в российском законодательстве отсутствуют четкие указания по срокам хранения документации, связанной именно с оценкой профессиональных рисков. В Приказе Росархива №236 от 20.12.2019 г. такие документы напрямую не упоминаются.
2. Учитывая важность этих документов для обеспечения безопасности труда, многие эксперты рекомендуют распространить на них те же 45-летние сроки хранения, что и для документации по специальной оценке условий труда. Это позволит максимально обезопасить работодателя в случае судебных разбирательств.
3. Вместе с тем, столь длительные сроки могут привести к чрезмерному накоплению документации. Поэтому возможен вариант классифицировать ее как «документы о состоянии охраны труда» со сроком 5 лет согласно тому же Приказу.
4. В отсутствие четких указаний, окончательный срок и порядок хранения данных документов остается на усмотрение работодателя. Рекомендуется закрепить его во внутренних актах организации, таких как СУОТ или номенклатура дел.
5. Оптимальным представляется установить срок «до замены новыми данными», предусматривая регулярное обновление оценки рисков и хранение ее результатов как минимум за последние 5 лет.
6. При любом варианте жизненно важно строго соблюдать установленные сроки, поскольку утрата документации по рискам может повлечь серьезные штрафы согласно КоАП РФ и признание проведенной работы по охране труда некачественной.

Таким образом, до внесения изменений в законодательство, работодателям следует максимально ответственно подойти к вопросу хранения документов по оценке рисков в рамках существующего правового поля. Соблюдение установленных сроков и порядка является залогом эффективности СУОТ.
Изображение взято на сайте freepik

Читайте наши свежие публикации